有時候你在整理郵票時會發現，有的郵票在郵票目錄里反復查找，就是沒法對號入座，這種情況大致會有三種原因：你手上的這枚“郵票”其實并非真正的郵票；因為某種原因，這枚郵票確實未被目錄收錄；更多情況下，其實目錄里有這枚票，只是你沒有找到。并非有齒孔的紙片就都一定是郵票。

第一類：你手上的這枚“郵票”其實并非真正的郵票。很多慈善組織印刷過大量貌似郵票的標簽。如全美野生動物聯盟、孤兒樂園組織等，一直靠出售這類標簽來籌措資金。這類東西屬于所謂的“灰姑娘郵品”，國外不少人熱衷于收藏這些東西。美國全國郵協舉辦的郵展上允許展出“灰姑娘郵品”，但一般權威的郵票目錄上不會收入。

灰姑娘郵品涵蓋的面很廣，包括地方郵票、部分電報郵票、鐵路郵票、稅票、偽造票、臆造票、圣誕節封口紙、紅十字和肺結核病等慈善組織的簽條、掛號簽條、廣告和郵展標簽等等。但象商標、煙標、電話卡、火花和航空宣傳標簽等不算在內，除非它的設計上有郵票圖案。

第二類：未被目錄收錄的郵票原因是多種多樣的。很多國家發行過印花稅郵票。印花稅是一個嚴肅的集郵題材，它的郵集也沒少拿國際郵展大獎。但現在使用最廣的美國斯科特郵票目錄，除了本國外，不收錄其它國家的印花稅郵票。個性化郵票現在越來越多了。但一般正規的郵票目錄將其歸類到郵資機郵票中，而不予收錄。電子郵票的情況相似。

有的郵票確實是用來付郵資的，但不是官方正式發行的郵票。譬如早期郵政還不發達的年代，有時到郵局寄一封信要翻山越嶺跑很多路，郵局也沒法把每一封信投遞到偏遠鄉村的每戶人家。當時出現了許多地方上的私人公司來填補郵政網絡上的空白。它們發行自己的郵票，作為收取費用的憑證。斯科特美國郵票專家目錄上收錄了十九世紀以后的本國地方郵票，但沒有收錄其它國家的地方郵票，也沒有收錄美國現代的一些地方郵票，如比較有名的拉特爾斯耐克島地方郵票。還有更多的郵票是在目錄上找不到的。

第三類：目前權威的四種郵票目錄 – 斯科特、吉本斯、米歇爾和香檳 – 它們在收錄郵票上是有選擇性的，基本的原則是：只收錄官方正式發行的、有實際郵政效用的郵票。

更多情況下目錄中明明有這枚郵票，但就是查不到。這時首先要看一下，你對郵票上地名的解讀是否正確。郵票上使用的地名文字繁多，除了常用的拉丁文字外，還有一些如天書般難辯認的西里爾文、希臘文、阿拉伯文和中南亞文字。如果你使用的是斯科特目錄或吉本斯，就必須將它們轉換成目錄使用的英文地名。可以參考斯科特目錄后部的文字圖鑒。國際集郵者協會的網站上有一個比較完整的地名對照清單。

對于加蓋郵票，應注意一下是否加蓋了新的地名。如荷蘭郵票加蓋了“NED.-INDIE”以后，就必須到荷屬東印度的地名下去查找了。有些所謂“BOB”郵票，必須在該地名的最后部分才能找到。譬如斯科特目錄，它是把附捐票、航空票、戰爭稅票、快遞票等等放在同一地名的后部的。而法國香檳目錄中，附捐票是和普通郵票放在一起的，型張、小本票和航空票、軍郵票等則分離后單獨放在地名的后部。

往往為了確定一枚郵票的身份，要花上幾十分鐘甚至更長的時間，郵票知識的積累和耐心都是最重要的。